西安交通大学：OA系统打破“信息孤岛”

近年来，随着国内高校信息化建设的发展和投入的增加，校园网络等基础设施都得到了很大的提高，但是应用于校园校务管理的软件却存在不足，普遍表现在：

第一，在前期的建设中缺乏整体规划，以部门为单位的局部建设为主，造成各应用系统间的“信息孤岛”的形成；

第二，部分系统建设较早，由于技术限制已经不适应当前的业务工作需要，大量工作无法由系统独立完成，需要人工干预，导致整体办公效率低下；

第三，缺乏关键数据共享及有效的信息服务，无法为学校的管理和决策提供有效的支持；

第四，各个应用系统的技术支持工作逐年增大，造成维护和管理工作难度。

然而，高校OA系统不仅关系到学校整体的行政事务管理工作，也影响到校园信息化建设水平。西安交通大学设计了面向用户的高校OA系统。该系统可实现在统一认证的环境下，通过数据交换来采集、组织、打包各个“信息孤岛”中的数据，并通过信息门户向全校教师、职工、学生等不同身份用户提供可定制、个性化的信息服务，使行政管理工作集成化、流程化和规范化。

设计规范

数字校园建设总体思路是通过数字校园平台建设，打破目前各个应用系统之间的“信息孤岛”，从系统的认证授权层和数据层进行统一，并使用校园信息门户进行展示。如图1所示。

基于平台的面向用户的OA 系统在设计上必须满足以下规范：

1.系统应符合学校数字校园平台的接口和集成规范。

2.根据需求选择架构，系统架构应采用面向服务的应用架构(SOA)的多层体系结构。

3.按照J2EE规格实现业务逻辑，采用面向对象的组件技术。

4.系统提供基于XML的数据交换接口，支持与第三方软件的应用集成。

5.系统对数据和应用的安全性作充分考虑，并提供较完善的数据加密及健全机制或接口以及日志跟踪与分析功能。

四大特点

面向用户的OA 系统为高校建立起一种网络化的、高效的办公管理新环境，为学校内部管理和外部交流提供基本信息的传递、处理渠道。

该系统能支持可定制工作流的应用，规范各业务流程，提高人员、部门之间的协同能力，减少重复性劳动；支持非结构化文档管理，实现文档的整理、分发、利用等，提高非结构化文档的共享和综合使用；构建适用于全校的协同工作平台，实现对个人、院系部处和学校提供行政管理服务，实现面向用户个人的集成的信息服务模式。

常用业务管理

在业务功能上，面向用户的OA系统必须实现学校行政工作的基本业务管理，包括院系两级的公文处理、行政事务管理、信息发布及相应的电子档案管理，实现用户个人办公的常用业务管理。

信息共享

面向用户的OA 系统要实现部门之间的信息共享，实现部门之间的数据、信息的传递和共享，保障数据来源和管理的唯一性，消除部门之间数据孤岛和数据冗余不统一的现象。

流程设计和监管

流程必须基于学校公文处理模型要求，根据业务模型实现快速的流程设计建模。当业务工作发生变化时，可以实现在不影响现有的流程处理的情况下对流程模型进行快速、安全的修改和部署。该系统应实现所有文件处理流程的跟踪、监管，当出现问题流程或异常情况时，可以快速获取并进行处理。

提供信息服务

面向用户的OA系统能够对学校领导、教师、学生、校外用户提供信息服务。所有用户应该看到集中的、面向用户个人的信息服务，如通知、公告、会议等，体现网络服务的优势，并将公共业务数据封装成服务的方式，实现向校内信息门户和其他相关站点的推送。

功能分两种

面向用户的OA系统的功能划分为核心业务功能和信息服务功能两个主要部分。核心业务功能主要实现了系统业务的处理和管理，主要包括：

1.公文管理模块实现不同类型文件的流转处理和管理，以及在过程中的提醒、催办和各类文件的管理、查询和统计等业务功能。

2.行政事务模块实现对学校多项业务的管理，包括信访、督办、值班等工作业务的流转处理和过程管理。

3 .信息发布模块实现学校通知、公告、规章制度等公共信息的起草、审核和发布的过程管理以及业务数据的内容管理、状态管理。

4.档案管理模块实现对系统各类公文、文件的的归档、存贮和查询借阅的管理。为各文件提供归档接口，实现文件的电子归档及相关的管理，并实现对归档文件的网上借阅功能。

5.个人办公包括用户的个人邮件、待办事项、日程安排等。

6.系统管理提供给系统管理员使用，包括系统的设置管理、基础数据管理；组织机构、用户、角色管理；用户访问的安全控制管理；系统日志管理，包括异常访问和操作的监控预警功能。

针对不同的使用者，系统对包括学校教师、学生、校领导、部门行政管理人员、学校行政管理人员等提供的面向用户的信息服务。

7.学校教师信息服务：为教师提供查询、查阅学校文件、规章制度、通知公告等信息服务，参与部分行政事务工作的信息平台。

8.学生信息服务：为校园网学生提供查询、查阅学校文件、规章制度、通知公告等信息服务。

9.校领导信息服务：为学校领导提供查阅重要文件，查询统计数据，进行行政管理工作的信息平台。

10.部门行政管理服务：为院系部处行政管理人员提供办公平台，管理本单位业务工作，参与学校事务处理，查询查阅相关文件、制度等。

11.学校行政管理服务：为学校行政管理人员提供办公平台，管理各项业务工作。

基于J2EE 的系统架构

基于J2EE规范的B/S结构实现了多层次的分布式应用模型系统，根据功能把应用逻辑分成多个层次，每个层次支持相应的服务器和组件，组件在分布式服务器的组件容器中运行，容器间通过相关的协议进行通讯，实现组件间的相互调用，具有跨平台、跨数据库、支持多种应用服务器、扩展能力强等优点。

基于三大平台

面向用户的OA 系统在设计中要考虑的一个重要因素，就是要基于已建设的数字校园统一身份认证、统一数据交换和统一信息门户平台。

我们通过统一身份认证系统实现各级用户访问系统的单点认证和自动漫游，并保证对应用系统、数据、业务功能等的访问权限的控制。

系统的组织机构、用户等基础数据来自统一数据交换平台的公共数据库，可以采用数据库视图、数据导入/导出、存储过程调用等方式保持数据同步。

校园网用户可以通过校内信息门户的方式在认证后实现单点漫游至应用系统，也可以通过应用系统登录直接访问。

六层架构

系统还要逐步支持即时消息软件、Email、手机WAP等访问模式。针对系统用户访问权限的差别，系统需要面向用户提供不同的管理和操作平台。因此，系统的总体架构如图2所示。

图2 系统多层结构设计

第一层是物理层即网络基础设施层，包括校园网络、交换机、路由器等基础设备，它支持着应用系统的所有上层应用。

第二层是数据层，包括有业务数据、工作流程数据，还与数字校园平台的公共数据库发生数据交换，从公共数据库中获取本系统需要的组织机构、教职工数据、统一编码等数据。

第三层是业务管理层，属于核心层，它集中了所有的业务功能，包括公文管理、事务管理、信息发布等子系统，这些业务模块支撑着系统的各项管理和服务工作的正常运作。

第四层是数据分析业务集成层，其主要作用是在业务功能实现的基础上，按照用户对于系统的不同的业务和数据的需求，对业务和数据进行筛选、审查、分析和组合，提供给服务层使用。

第五层是信息服务层，主要是从各种类型业务系统中抽取可以提供给教师、学生、校领导、部门行政人员、学校行政人员、系统管理人员使用的系统服务，并可以面向学校决策部门提供用于学校发展的各类统计数据和决策分析服务。

第六层是用户访问层，是数字校园的总入口，它将各类信息资源和服务集成起来，为用户提供统一的单点登录、操作界面和个性化信息推送服务。

在整个系统架构中，统一在身份认证和授权平台为各层的应用和数据服务提供用户管理、权限管理和单点登录。

在系统的架构设计中，充分考虑到用户的需求和信息服务功能，在基本功能模块的基础上，按照SOA的思想，对系统的数据和业务进行组合抽取，向不同用户提供面向用户个人的信息服务层。

采用WFMC 的工作流技术

本系统采用符合WFMC标准定义的工作流技术实现业务流程的设计、定义和实现，与应用系统的集成。具体实现功能如下：

1.通过流程定义工具实现了图形化的工作流建模和设计；

2.通过流程管理监控工具实现了对流程及实例的跟踪、流程执行情况的监控、解决和处理；通过应用调用工具实现了调用不同的工作流执行的应用服务，并通过编程接口同工作流引擎进行交互；

3.通过组织机构建模工具实现了对组织机构、用户、角色、权限等数据以及之间关系的维护管理。

图形化的流程监控页面见图3。

工作流引擎是工作流管理系统的核心部件，包括创建、管理流程定义，创建、管理和执行流程实例，为流程实例提供运行环境并解释执行流程实例。

工作流强大的流程描述能力解决了OA系统中所有的流程问题，例如分支、并发、循环、子过程、同步、异步等多种活动；在分支上可以定义条件，实现按条件自动流转，条件转移之间还可设置逻辑关系；在并发流转中，多个活动节点可以同时激活；在某些活动节点上，也可以通过创建子过程来完成任务，这个功能在收发文管理的部门转办功能上非常有用。

独立的工作流服务器同应用服务器和数据库服务器分开部署，为不同的管理员开设不同的管理权限，提高了系统性能、运行效率和负载均衡能力，也保证了系统和数据的安全性和可靠性。

该系统在运行期间收到了良好的效果。在下一步工作中，西安交通大学会结合数据挖掘等技术，在决策支持和知识管

理方面提供更多的服务。